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[原创]网络报销系统的应用性探讨

企业比任何时候都注重费用信息化管理,这是不可否认的事实。在宏观经济形势影响下,企业盈利空间进一步缩小,生存压力陡增,费用管理自然成为企业决策层重点考虑到问题。规模较大特别是拥有多个异地分支机构的企业,如果单纯通过手工操作管理就难以推进高效、精细化的费用管理,而费用信息化管理自然成为大势所趋。

据了解,在全面削减成本预算的情况,企业在费用信息化的投入并未受影响。虽然今年整体形势严峻,但诸如迈瑞生物医疗电子有限公司、航天科工(深圳)集团、三菱电机、卓越置业集团、耐帆包装、日先等国内外知名企业先后上线安财网络报销系统,在经济低迷时练好内功,增强企业成本控制力。这次全球性经济危机在一定程度推动了费用管理软件的应用。

一、网络费用报销基本概念和功用

 1、安财网络报销是基于Internet的财务报销流程,在这一流程下:员工可在任何时间、任何地点提交费用报销申请;领导可用数字签名的方式在任何时间、任何地点根据预算控制、历史报销情况,进行业务审批; 财务部门对原始凭证审核无误后,系统自动生成记账凭证,并可通过网上银行进行付款。

2、通过该系统可大大提高报销效率,降低管理成本。彻底解决各地分支机构的远程报销审批难题,在提高费用管理效率的同时,提升了基层员工满意度。各地员工可以在办公地随时填写报销事项,经过财务人员审核后,由各级管理人员进行远程审批。

二、网络报销的流程管理

与传统手工报销流程相比,网络报销的流程是对手工流程进行合理的抽象化之后自定义到系统中,其运转和执行由系统工作流引擎驱动,当某一节点完成相关操作后自动转跳到另一节点,直至流程结束,整个流程运转效率大大提高。网络报销的常规流程如下:

1、员工填写申请、报销或借款单据,确认无误后提交审批。(无需再挨个找领导、财务签字)

2、相关的领导依次审批本部门上报来的单据。如不同意,允许员工修改后继续上报。(领导可以自主安排单据审批时间,随时随地)

3、票据员审核原始票据真正性和完整性,推动实物票据流的运转,对单据的各类附件进行签收确认。(而领导可以通过员工上传的票据影像文件辅助审批)

4、财务审核人员可以对单据进行修改,然后同意,或者不同意直接打回给填报人。(预算控制功能辅助财务人员精准管理费用,无需再花费大量的精力统计和查询某一报销是否超预算。)

5、财务审核同意的单据将由出纳进行付款处理。(通过网上银行实现各种费用在线支付)

6、记账凭证自动生成,归档。(无需手工录入,减少大量繁杂的机械性操作)

三、网络报销效益回报

1、精细控制每一笔费用支出通过多维的预算控制方式,按实际情况控制费用支出,提交的单据按照正规的流程逐级审批,避免越级审批,实现标准、高效的企业内部控制,降低资金风险。

2、提高审批审核效率 简化了报销过程,减少员工的费用报销时间;其次,领导可合理安排时间审批员工报销单据,提高工作效率。通过大量的系统计算和标准设置,简化了财务大量的核算工作。账务和银行付款信息可由系统自动生成,审核会计岗位无需投入大量人力。

3、提供决策支持强大的报表查询管理功能,随时为管理者提供实时的数据支持,可全面掌控资金预算的执行情况,实现科学合理地管理企业资金计划。

4、减少资金占用成本 通过与网银系统对接,实现跨地域审批、跨地域支付,彻底解决原先在各地开设银行账户所造成的大量资金占用问题,大大减少资金沉淀。

5、提高员工满意度 员工可实时了解到财务人员对单据所做的任何调整、审核及修改。原本需要数周的报销周期缩短为一周以内,如果各环节均很顺畅,2天内即可完成所有报销流程,提高了员工的满意度。

四、网络报销应用现状

从企业规模上看,迫切希望上马网络报销的企业不外乎三种:

1)大型外资或独资企业,如一汽丰田、三菱电机、耐帆包装、阿尔斯通创维实、糖果动力等,这类企业具有国际视野,费用管理理念更为先进,乐于接受新信息技术的支持;

2)行业领军企业,如中兴通讯、迈瑞生物医疗电子、万科地产、航天科工、广药集团等,这类企业信息化水平普遍较高,费用管理进一步跟国际接轨;

3)处于快速发展期的本土新锐中小型企业,希望通过精细的费用管控,支撑其持续、健康发展。

安财网络报销系统是国内成型最早的网络报销产品,积累了丰富的客户化开发经验,从其现有客户群基本可以了解国内网络费用报销的应用现状。据了解,网络报销并没有明显的行业限制,只要企业注重费用成本控制就可以实施。随着市场竞争的日益激烈化,更多企业将应用网络报销技术,以增强其核心竞争力。

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